投訴管理軟體在品質管理系統 (QMS) 中提供了一項關鍵功能：它使製造商能夠及時處理投訴，並在適當的時候讓供應商參與其中。
投訴管理軟體也向製造商和/或供應商的設計、規劃和製程工程團隊提供產品使用數據的回饋，以實現持續改進。
品質管理系統 (QMS) 問題和投訴管理 (CCM) 軟體模組支援製造商的投訴收集、分析和評估流程。由此產生的評估和脆弱性分析對於產品和製程的進一步開發具有重要意義。
問題和投訴管理軟體還允許製造商優化供應鏈程序並將其與其整合流程保持一致。投訴管理軟體涵蓋跨公司/供應商的溝通以及內部問題解決流程，從而實現持續改進。
問題和投訴管理軟體透過提供結構化的投訴處理程序和詳細的文檔，使製造商受益。投訴管理軟體還包括追蹤和追蹤功能，使他們能夠節省大量時間和成本。
簡化程序，提供結構化且高效的方法來處理帶有詳細文件的投訴。
促進結構化的投訴處理程序，確保及時解決，以提高客戶滿意度和持續改進。
利用結構化且有效率的流程來處理投訴，從而迅速解決問題並改善客戶體驗。
即時追蹤和分析投訴，有助於更清楚地了解品質流程以實現持續改進。
自動化和簡化流程，減少人工幹預，並提高製造商處理投訴的效率。
促進無紙化品質流程，降低與手動文件相關的成本，簡化投訴處理程序，並提高製造商的整體營運效率。
投訴管理包括取得所有相關外部和內部投訴資料的功能。廣泛的分析功能可以快速有效地識別弱點並立即採取對策。整合、全面的評估和分析工具支援持續、可持續的品質和生產力改進。
關注和投訴管理解決方案具有即時、高效的溝通功能。投訴管理軟體中的投訴工作流程允許製造商立即採取行動，將資訊（庫存調查/盤點和缺陷分析所需的資訊）發送到指定的公司部門。
投訴管理軟體中的投訴分析可以按照 8D [連結到詞彙表頁面]等品質程序進行處理，包括發起各種行動、原因分析和效率確認。缺陷原因分析得到品質管理功能的補充，支援 Ishikawa 方法（原因/結果）和 5Whys 問題解決方法。
如果製造商確定供應商是投訴的原因，製造商可以使用投訴管理軟體自動產生供應商投訴。
投訴管理軟體支援利害關係人之間的有效溝通，其入口網站和介麵包括：
投訴管理軟體入口網站可以取得外部投訴（例如來自最終客戶的投訴）、處理內部/外部回應措施以及支援缺陷描述的文件交換。
