Výkaz 8D zaznamenává opatření přijatá v rámci každého projektu řešení problémů. Mezi tyto akce patří:
D1 Vytvoření týmu – V každém procesu správy neshod 8D by měl být ustanoven „odpovědný pracovník“, tedy zúčastněná strana, která je s problémem dobře obeznámena. Poté vytvořte tým 8D s příslušnými členy napříč odvětvími, zastoupením a odborností.
D2 Popis problému – Pro potřeby přehledu se výkaz 8D opírá o vytvoření informační databáze, která odpovídá na následující otázky:
- Kdo? Ke které osobě nebo skupině problém patří?
- Co? Popis problému s informacemi, o jaký objekt nebo komponentu se jedná.
- Kde? Kde se objekt nebo komponenta nachází uvnitř podniku a při přepravě? Kde jinde lze na tento problém narazit?
- Kdy? Kdy byl problém poprvé zjištěn? Kdy se v procesním cyklu projevuje? Kdy jindy lze na tento problém narazit?
- Jak? Jaká je velikost? Kolik je prvků? Jak k problému došlo? Jaký je trend? Jak velký je to problém? Kolika objektů/komponent se to týká?
V tomto kroku se tým zodpovědný za výkaz 8D dále ptá na důvody, dokud nedospěje k bodu, kdy může definitivně určit nezbytná opatření a zahájit chronologický akční plán, včetně odpovědností a termínů.
D3 Provedení a ověření prozatímních opatření k omezení problému – Výkaz 8D popisuje veškerá okamžitá opatření přijatá k omezení příznaků problému a k ochraně interních a externích zúčastněných stran. V tomto kroku tým D8 identifikuje a zaznamená všechny kroky, které je třeba provést, včetně úkonů nebo třídění u zákazníka, při přepravě nebo ve firmě. Tým musí ověřit, že definovaná akce zastaví problémy u zákazníka a povede k jeho ochraně a spokojenosti. Musí také ověřit účinnost opatření k omezení šíření a zaznamenat příslušné údaje do výkazu D8.
D4 Provedení analýzy hlavních příčin – Tým D8 najde, definuje a ověří hlavní příčiny problému. Věnuje se dvěma základním hlavním příčinám: (1) „Cesta příčiny výskytu“ odpovídá na otázku, proč se problém u komponenty nebo objektu vyskytl. (2) „Cesta úniku příčiny“ odpovídá na otázku, proč problém pronikl až k zákazníkovi. V obou případech byste měli použít proces 5Whys. Tým D8 pak ověřuje hlavní příčiny tím, že se ujistí, že problém je přítomen, když je přítomná hlavní příčina, a že není přítomen, když hlavní příčina přítomná není.
D5 Výběr a ověření nápravných opatření – Na základě informační databáze vytvořené v kroku D2 (a případně doplněné během kroků D3 a D4) tým provede analýzu s cílem určit nejlepší nápravná opatření. Klíčovými kritérii jsou dopad a riziko. Tým poté ověří, že zvolené nápravné opatření odstraňuje hlavní příčinu a nevytváří další problematický účinek. Výkaz D8 tyto informace sleduje.
D6 Zavedení trvalých nápravných opatření a standardizace procesu – Tým D8 realizuje akční plán. Aby tým eliminoval nebo minimalizoval dopady implementace, použije stejný postup jako v případě inženýrské změny, tedy pracuje s kontrolním seznamem procesů výrobku a procesním podpisem. Akční plán se ověřuje pomocí původního měřitelného ukazatele identifikujícího problém. V případě „cesty úniku příčiny“ tým vyhodnotí odstranění zadržovací akce. Pokud dojde k dalším únikům, nebyly správně identifikovány hlavní příčiny.
D7 Předcházení opakování problému – Tým D8 identifikuje systém, praktiky, postupy a normy specifikací, které umožnily vznik problému. Akce, výsledky a samotné složení týmu jsou znovu posouzeny a hodnocení je zahrnuto do výkazu D8. Výkaz D8 standardizuje změny v procesu, propojuje nápravná opatření s procesem vývoje výrobku a identifikuje opatření, která zabrání podobným problémům u současné výrobní série a podobných budoucích výrobků a procesů.
D8 Provedení závěrečné diskuse a přezkoumání – Tým určí vhodná uznání a určí, zda je třeba pokračovat v cyklu řešení problémů.
